PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA ed 2

PEDOMAN SINGKAT

ADMINISTRASI PEMELIHARAAN

PRASARANA DI DESA

PRINSIP DASAR

1. Administrasi dikerjakan oleh Tim Pengelola Pemeliharaan Prasarana (TP3)
2. TP3 mengerjakan administrasi secara terbuka
3. Pelaksanaan administrasi Pemeliharaan dikerjakan secara disiplin
   
   

TUJUAN ADMINISTRASI

1. Untuk mendapatkan hasil pelaksanaan yang tertib.
2. Tiap saat dapat diketahui jumlah penerimaan dan pengeluaran dana Kegiatan Pemeliharaan.
3. Sebagai pertanggunganjawaban terhadap pemeriksaan dari masyarakat, Tim Pemeliharaan, Konsultan dan atau Instansi yang berwenang.
4. Untuk pengendalian, baik jumlah volume pekerjaan maupun penggunaan dananya.

KETENAGAKERJAAN

1. Semua orang yang bekerja, dibiayai dan atau kerja bakti (gotong royong) harus dicatat pada Buku Kegiatan Pemeliharaan.
2. Utuk pemakaian tenaga yang dibiayai maka pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Sistem Harian dan Sistem Upah Borongan

SUMBER DANA

1. Setiap penerimaan dana dari manapun asalnya, TP3 menyiapkan kuitansi penerimaan sesuai jumlah dana yang diterima. Kemudian dana tersebut dicatat oleh Bendahara TP3 dan dilaporkan UPK atau PJOK, dan atau selanjutnya disimpan dalam tabungan di Bank yang disepakati.
2. Untuk penarikan dana, TP3 menyiapkan kuitansi, dan Rencana Penggunaan Dana / Laporan Penggunaan Dana yang telah diperiksa dan disepakati.
3. Bila penarikan dana dari Bank (bagi dana yang disimpan di Bank) harus sesuai dengan kebutuhan yang segera dibayarkan dan dicantumkan dalam Rencana Penggunaan Dana (RPD), dan bila ada kelebihan/sisa pemakaian wajib dilaporkan ke Bendahara TP3 untuk disimpan kembali.
4. Bukti pembayaran oleh Bank harus disimpan dan segera di bukukan pada Buku Kas Harian

PEMBUKUAN

1. TP3 wajib membukukan semua penerimaan dan pengeluaran dana secara terperinci selambat-lambatnya satu hari sesudah dilakukan transaksi.
2. Pembukuan dilakukan sesuai FORM terlampir.
3. Pembukuan ditutup setiap akhir bulan pada tanggal yang tetap ditandatangani oleh Bendahara, dan Ketua, dan diketahui wakil masyarakat
4. Bukti-bukti pembayaran / kuitansi diberi nomor sesuai nomor bukti pada Buku Kas Harian.
5. Setiap bukti pengeluaran dan pemasukan dijilid beserta lampiran bukti-bukti pambayaran dan nota-nota penerimaan barang sesuai urutan nomor bukti, untuk disimpan di TP3.
6. Didalam Buku Kas Harian tidak boleh ada Tip-Ex atau penghapusan. Jika ada kesalahan, dicoret dan dikoreksi, kemudian diparaf oleh Bendahara.
7. Semua bukti-bukti disimpan di TP3.
8. Pembukuan dan bukti-bukti dapat diperiksa sewaktu-waktu oleh masyarakat, Konsultan ataupun instansi yang berwenang.

PELAPORAN

1. TP3 wajib membuat laporan bulanan yang terdiri :
   
   
   
   
   
   
   
   • Laporan Kegiatan Pemeliharaan (Form LKP)
     
   • Laporan Fisik dan Biaya (Form LFB)
     
   
   
   
2. Laporan dibuat oleh sekretaris TP3 dan ditandatangani oleh Ketua, kemudian dikirim kepada UPK

PENGARSIPAN

1. TP3 wajib menyimpan arsip kegiatan dan sewaktu-waktu dapat dilihat oleh siapa saja yang perlu informasi tentang kegiatan pemeliharaan.
2. Dokumen yang harus disimpan termasuk :

• Berita Acara Pembentukan TP3 beserta Struktur Organisasi
• Berita Acara Penetapan TP3
• Rencana Pemeliharaan
• Notulen-notulen rapat
• Buku Kas Harian, bukti pengeluaran dan penerimaan dana, termasuk pinjaman/ pelunasan
• Laporan Bulanan Kegiatan Pemeliharaan
• Dokumen lainnya.

KETERBUKAAN

1. TP3 wajib memasang dan mengumumkan kepada masyarakat pemanfaat prasarana tentang rencana pemeliharaan.
2. Keputusan-keputusan penting harus dilaksanakan secara masyarakat antara TP3 dan pemanfaat prasarana.
3. Bagi desa yang belum terbentuk TP3, maka perlu Konsultan wajib memberi penjelasan (sosialisasi) masalah pemeliharaan prasarana desa kepada semua lapisan masyarakat, khususnya pemanfaat, dan membentuk TP3.
4. Bagi desa yang sudah terbentuk TP3, maka konsultan wajib melakukan pemantauan, pemeriksaan kinerja TP3 dan apakah sudah terdapat administrasi pengelolaan pemeliharaan.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Disunting dari : Pelatihan TP3